Lízing elszámolás – hogyan tegyük fenntarthatóvá?

A lízingekről szóló IFRS 16 ez év januárjától ránk törte az ajtót. A standard a legtöbb IFRS-t alkalmazó vállalatnak elég komoly fejfájást okozott (vagy kellett volna, hogy okozzon), attól függetlenül, hogy melyik iparágban működnek, vagy éppen milyen beszámolásra kötelezettek. Rengeteg információ és kiváló tanácsadói anyag látott napvilágot az IFRS 16 által bevezetett számviteli módszertanról (tipp: ha az anyag nem foglalkozik a lízing szerződés módosításokkal, akkor csak a felszínt kapargatja…), az új és a „régi” elszámolás összehasonlításáról, arról, hogy alkalmazásba vételkor milyen választási lehetőségek állnak rendelkezésre (teljes vagy módosított retrospektív módszer) és így tovább. Ez a poszt nem akar „még egy ugyanolyan” lenni. Amit kicsit részletesebben szeretnénk megvizsgálni, az az, hogy hogyan implementáljuk az IFRS 16-ot, és különösen hogyan tegyük ezt meg fenntarthatóan. Ha az IFRS 16 bevezetési projektedből hiányzik valami a lent felsorolt pontok közül, lehet, hogy érdemes még egyszer ránézni, elkerülendő a későbbi meglepetéseket.

Értsd meg a kitettségedet

Nem, ez a pont még nem arról szól, hogy olvass el minden szerződést, aminek „Lízing” vagy „Bérlet” szerepel a címében. Azt javasoljuk, először azt mérd fel, hogy a társaság működése mennyire van kitéve a lízing megállapodásoknak. Nincs az a számviteli vagy pénzügyi szakértő a szervezetben, aki ezt önmaga meg tudja tenni, legalábbis bizonyos cégméret felett. Csakúgy, mint más, komplex IFRS-ek esetében, szerintünk az alábbiakat érdemes tenni:

Kommunikálj. Készítsd egy memót, egy összefoglalót a lízingek beazonosításának leglényegesebb ismérveiről, magyarázd el az üzleti területeknek, hogy miért fontos ez nekik (végül is az EBITDA növekszik…). Tedd rá másolatban a jogi, beszerzési, kontrolling és igen, az IT részleget is, hogy ugyanazt a kottát olvassa mindenki.
Kérdezz. Szervezz megbeszélést az üzleti területek fő szakértőivel, hogy megértsd, hogyan működtetik az üzletet, hogyan és milyen szolgáltatásokat vesznek igénybe és milyen beszerzéseket végeznek, ami olyan szerződésekhez vezethet, amelyek IFRS 16 szerint lízingnek minősülnek. Emlékezz, nem csak bérleti szerződéseket keresünk, hanem minden olyan szolgáltatást, amelynek teljesítése egy specifikus eszköztől függ. Szállítás, tárolás, IT szolgáltatás mind potenciális jelölt arra, hogy a szerződésekben beágyazott lízinget találjunk.
Elemezz. Házi feladat átnézni az OPEX tételek analitikáit, az eszközlistákat, árbevétel jogcímeket, és átgondolni, hogy tartalmazhatnak-e olyan elemeket, amelyek specifikus, de nem saját tulajdonban levő eszközök használatára utalnak.
Működj együtt. Állíts össze egy csapatot a fenti üzleti területek tagjaiból, és érd el, hogy nemcsak az implementáció alatt, hanem azt követően, folyamatosan támogassanak majd a lízingek azonosításában.

Elemezd a szerződéseket

Igen, ez az a lépés, amelyik a szerződések olvasásáról szól. Nincs az a lízing implementációs projekt, ahol ez kihagyható, és nem válik elkerülhetővé azt követően sem. A lényegesebb pontok szerintünk a következők:

Egyszerűsítsd, amennyire lehet – ha egy lízing azonosító kérdőívet használsz, valószínűleg delegálni tudod ezt a feladatot akár nem számviteli csapattagokra is. Sok „lízing döntési fa” áll rendelkezésre a publikus szakirodalomban, amelyek hasznosak, de a nyelvezetük gyakran erősen „számvitel-technikai”. Ehelyett mi inkább leíró jellegű, hétköznapi nyelvezetű kérdőívet javaslunk, amelyek elmagyarázzák az olvasónak, hogy mit vegyen figyelembe és mit ne, amikor egy szerződést elemez.
Dokumentáld a következtetést – ne csak annyit, hogy A és B szerződés tartalmaz lízinget, C pedig nem, hanem azt is, hogy miért ez lett a következtetés. Segíteni fog később, különösen szerződésmódosításnál, hogy lerövidüljön az újra-elemzés időigénye. Támogatja az audit folyamatot is.
Jelölj ki szerződésgazdát. Nagyon fontos, hogy a számviteli szempontból kiemelt jelentősségű lízing megállapodásoknak legyen utókövetési mechanizmusa: a szerződés módosításának, törlésének, kiterjesztésének olyan következményei vannak, amelyekről időben informálódnod kell (de legalábbis hamarabb, mint a könyvvizsgálódnak). A szerződésgazda nem szükségszerűen a számviteli csapatból kell, hogy kikerüljön!
Biztosítsd a hozzáférhetőséget a lízinget tartalmazó megállapodásokhoz! Hozz létre egy sps-site-ot, egy belső (elektronikus) dokumentum-tárat vagy akár egy Dropbox-mappát, hogy a szerződések elérhetőek legyenek. Hihetetlen mennyiségű időt emészthet fel, ha évekkel később kell a régi dokumentumokat előásni.

Mérd fel a hatást

Akár az IFRS 16-ot implementálod még, akár egy új szerződést elemzel, a lízing standard lehetővé tesz bizonyos kivételeket. Ilyen például, amikor egy azonosított lízing kis értékű, rövid távú, vagy immateriális javakra vonatkozik. Amikor az IFRS 16 alkalmazásba vételéről van szó, el kell döntened, hogy minden összehasonlító időszakot módosítasz (javítva az összehasonlíthatóságot), vagy az új követelményeket csak a jelenlegi pénzügyi évtől kezdve alkalmazod (módosított retrospektív módszer). Hasonló mentességek vonatkoznak arra az esetre, amikor IFRS-re tér át valaki az IFRS 1 alapján.

További kritikus tényező egy fenntartható IFRS 16-nak megfelelő lízing elszámolás kialakításában, hogy legyen egy általános, jól strukturált sablon, amelybe felvihető valamennyi lízing-megállapodás releváns adata. Ennek mélysége és komplexitása a lízingek nagyságrendjétől és a kiválasztott szoftver-megoldástól (lásd lentebb) függ. Minden lízing kalkuláció, könyvelési feladás és audit ellenőrzés sokkal könnyebbé és hibamentesebbé válik, ahol egységes lízing adatbázist használnak, szemben egy „minden szerződéshez egy Excel-tábla” típusú megközelítéssel. Segíthet továbbá a portfolió alapú lízing elszámolás során, amennyiben az releváns.

Érdemes modellezni az IFRS 16 hatását, hogy a fő döntéshozók is tisztában legyenek azzal, mire számítsanak. Egy nagyságrendi számítás többnyire elegendő, mielőtt döntés születik a leendő IT megoldás kiválasztásáról.

Ez az a lépés, ahol már elegendő információ áll a rendelkezésedre ahhoz, hogy megbízható becslést készíthess arról, mekkora erőforrásokra lesz szükség a lízing elszámolás implementációjához és (legalább ennyire lényeges szempontként) a folyamatos működtetéshez.

Hasznos a hatásfelmérés eredményeit még az éves audit előtt egyeztetni a könyvvizsgálóddal is.

Implementáld a fenntarthatóságot

Végül implementáld a lízing elszámolást – de ne a „legyünk túl rajta és haladjunk tovább” megközelítéssel. Szükséges, hogy kialakítsd mellé a megfelelő folyamatokat és kereteket, hogy kezelni tudd az újabb és újabb szerződéseket, módosításokat, vezetői kérdéseket és az auditálhatósági követelményeket. Egy időtálló bevezetés azt is jelenti, hogy a későbbi szervezeti változások (munkatársak jönnek és mennek) nem szabad, hogy befolyással legyenek arra, hogyan történik a lízing elszámolás. Ezért tehát legalább az alábbiakat érdemes végig gondolnod:

Számviteli politika és kiegészítő melléklet követelmények – a számviteli politika módosítása evidensnek hangzik, de itt a lényeg az, hogy ez a módosítás nagyon érthető és felhasználóbarát legyen. Érdemes leíró módon, akár illusztratív példákkal elkészíteni, és feltétlenül kerüljön bele az a bizonyos kérdőív, amiről fentebb beszéltünk. Hasonlóképpen, az IFRS kimutatási követelmények észben tartása (akkor is, ha az adott pillanatban éppen nem relevánsak vagy nem érik el a lényegességi szintet) sokat segít abban, hogy később elkerüld a túlzottan nagy munkaterhet.
Vedd figyelembe a többi szabályzatot is – a beszerzési előírásokat érdemes áttekinteni, hogy azok hatékonyan segítsék a lízingek időben történő azonosítását. Megéri futni egy kört a jogi részleggel bizonyos szerződéstípusokkal vagy szerződésmintákkal kapcsolatban, például azért, hogy egyértelműen kiderüljön egy adott típusnál, hogy tartalmaz-e azonosított eszközt vagy sem. A lízinget mint finanszírozási eszközt többnyire a treasury csapat kezeli és szabályozza. Az IFRS 16 megjelenésével ezeket a szabályokat is át kell gondolni, hiszen a lízing nagyon mást jelent finanszírozási szempontból, mint számviteliből.
Alakítsd ki folyamatot és írd le. A lízing elszámolás nem a számviteli részlegen kezdődik, és többnyire nem ott ér véget. Ezért nagyon fontos, hogy legyen egy külön folyamatábra és leírás, amely meghatározza, ki miért felelős. Eddigi tapasztalataink alapján az egyik legnagyobb kihívást a lízing elszámolás és a jelenlegi szállítói (A/P) folyamatok összehangolása jelenti, legalábbis Magyarországon. A folyamatelemek között a lízingek azonosítása, a szerződés-módosítás és a beszámolási célú adatszolgáltatás mindenképpen kapjon helyet.
Körültekintően válassz lízing elszámolási megoldást. Az elemi ösztön többnyire azt súgja, hogy az Excel táblák majd megteszik. Bizonyos esetekben igen, de ha több száz lízing megállapodásról beszélünk, akkor ez kissé kihívássá válik. Néha a lízing elszámolások eléggé trükkössé és bonyolulttá tudnak fejlődni (különösen az újraértékelések és a szerződésmódosítások során) – és lehet, hogy egyszerűen túl időigényes felkészíteni a számviteli csapatot, hogy mindezt Excel-ben képes legyen lekezelni. A másik oldalról, a jelentősebb ERP beszállítók a saját lízing megoldásukat a meglevő moduljaikba integrálták, ami egy elég drága és komplex upgrade projekthez vezethet – ez sokszor nem éri meg; ahogyan a mondás tartja, ne lőj verébre ágyúval. Vannak kiváló termékek, amelyek segítenek abban, hogy fenntartható lízing elszámolási folyamatot alakíthass ki (a mi kedvencünk a Spiderpig). A legfontosabb, hogy egy saját, egyéni szükségletekkel súlyozott döntést hozz, amely legalább az alábbi szempontokat figyelembe veszi:

Hozzávetőlegesen hány lízing szerződést kell kezelned?
Mik az implementációs kritériumok, beleértve a rendszer-követelményeket, adatvédelmi és információ-biztonsági szempontokat?
Egy felhasználó, több felhasználó vagy több egyidejű felhasználó?
Teljeskörű lízing elszámolásra van szükség (diszkontálás, szerződések módosítása, automatikus könyvelési feladás, kimutatási követelmények), vagy csak részfeladatokat vársz el?
A lízing elszámolás csak egyedi vállalati beszámoló, esetleg jelentés-csomag céljából készül, vagy olyan megoldást keresel, amely konszolidált beszámolást, több jogi személyt is támogat?
Szükséged van-e arra, hogy a részletes analitikák (használati jogot biztosító eszközök és lízing kötelezettségek, szerződésenként nyilvántartva) közvetlenül az alkalmazásból rendelkezésre álljanak?
Tény beszámolás, vagy a tervezés, előrejelzés-készítés is célod-e (másképpen fogalmazva elvárod-e, hogy az alkalmazás egy adott időpillanatból előre kiszámolja a lízingdíj-fizetéseket, a használati jogot biztosító eszköz amortizációját és a diszkont feloldását)?
Alkalmas legyen-e a megoldás a lízing szerződések tárolására (akár szerződésenkénti törzsadatokkal, például lejárat, megújíthatóság stb.)?
Az alkalmazás nyelve – gondot okozhat, ahol az IFRS-t helyi beszámolás céljára is alkalmazzák, de nem áll rendelkezésre a helyi nyelv.
Költség-struktúra (licenszdíj, karbantartás, támogatás, implementáció)